Criticità dei ricambi automotive e piano di spedizione urgente

Definite la criticità di un ricambio in base all’impatto della sua assenza, non al prezzo

Nell’approvvigionamento di ricambi automotive, anziché basare la decisione di una spedizione urgente soltanto sul valore del pezzo, valutate l’impatto che la sua assenza avrebbe sulla produzione o sulle attività di assistenza. L’approccio proposto non consiste nell’ordinare l’elenco delle scorte dal più costoso al meno costoso, ma nello stabilire quale ricambio debba essere disponibile ed entro quando per garantire la continuità operativa.

L’analisi del commercio estero per tipologia di prodotto di Eurostat tratta gli input utilizzati nella produzione separatamente dai beni di consumo e dai beni strumentali. Partendo da questa distinzione, affiancare al valore d’acquisto la destinazione d’uso operativa è un utile punto di partenza anche nella pianificazione dei ricambi. Il quadro seguente non è un metodo di Eurostat, ma un approccio decisionale originale proposto ai mittenti.

Preparate una scheda di criticità per ogni ricambio

Create per ciascun ricambio una scheda che i team acquisti, manutenzione, produzione o assistenza possano aggiornare insieme. Ponete al centro della scheda queste domande:

• Impatto operativo: Se il ricambio non è disponibile, la produzione si ferma, la consegna del veicolo viene rinviata oppure il lavoro può essere trasferito a un’altra postazione?
• Possibilità di sostituzione: Esiste un prodotto equivalente tecnicamente approvato o una scorta disponibile in un altro magazzino?
• Autonomia delle scorte: Fino a quando le scorte utilizzabili coprono il consumo pianificato?
• Possibilità di riapprovvigionamento: Quando può il fornitore rendere effettivamente il ricambio pronto per la spedizione?
• Condizioni di accettazione: In quale fase saranno verificati la revisione corretta, le informazioni sulla serie e i documenti di qualità?

Prendete la decisione sulla base dell’insieme delle risposte. Esaminate prioritariamente i ricambi privi di sostituti e la cui assenza potrebbe fermare le attività. Non includete nella quantità utilizzabile le scorte in quarantena, riservate ad altri ordini o in attesa di approvazione tecnica. Anziché considerare certa un’informazione dubbia, indicate accanto alla registrazione il responsabile della verifica.

Definite in anticipo la soglia di attivazione del piano di emergenza

Non limitate il piano alternativo alla frase «in caso di ritardo si ricorre al trasporto aereo». Per ogni ricambio critico, stabilite il termine ultimo di consegna utile; definite qui la consegna non come l’arrivo alla porta del magazzino, ma come il momento in cui il pezzo può essere controllato e messo a disposizione delle attività operative.

Il piano può attivarsi quando risulta chiaro che la consegna confermata di riapprovvigionamento non arriverà prima dell’esaurimento delle scorte disponibili. Definite soglie decisionali distinte anche per il caso in cui il fornitore non possa confermare che la merce sarà pronta o venga persa la coincidenza prevista. Per ogni soglia, indicate chi cercherà un trasporto alternativo, chi approverà il costo e chi informerà le funzioni operative.

Concordate i limiti delle autorizzazioni prima che si verifichi l’evento. In questo modo, durante l’emergenza il team potrà applicare un processo già definito invece di cercare chi debba autorizzare la decisione. Non si tratta di una garanzia sui tempi, ma di una misura volta a ridurre i ritardi decisionali.

Verificate l’opzione di trasporto alternativa dal ritiro all’utilizzo

Non confrontate le alternative soltanto in base alla durata del volo o del viaggio su strada. Includete nella valutazione dei preventivi il ritiro presso il fornitore, l’accettazione al terminal, il trasbordo, le procedure doganali, la consegna finale e gli orari di ricevimento del destinatario. Per i trasporti tra Turchia ed Europa, integrate nel piano operativo anche la preparazione dei documenti e le incertezze relative all’attraversamento delle frontiere.

Per le spedizioni idonee potete valutare l’opzione next flight out; nei casi in cui l’idoneità del trasporto accompagnato richieda una valutazione specifica, potete esaminare l’alternativa on-board courier. Non considerate queste opzioni soluzioni automatiche: confermate per ogni singola spedizione l’accettazione, la capacità disponibile e l’idoneità di imballaggio, contenuto e itinerario.

Verificate inoltre se il percorso alternativo dipende dallo stesso punto di trasbordo o dalla stessa capacità di trasporto del percorso principale. Controllate che la proposta modificata risponda realmente a uno scenario di interruzione diverso.

Valutate prima la quantità necessaria a garantire la continuità operativa

Considerate la quantità da spedire con urgenza separatamente dalla quantità totale dell’ordine. Se le condizioni tecniche e commerciali lo consentono, valutate di inviare con trasporto urgente la quantità necessaria a mantenere le attività e di spedire il resto secondo il normale piano di riapprovvigionamento. Nel decidere se suddividere la spedizione, esaminate insieme la movimentazione aggiuntiva, la tracciabilità e l’organizzazione del ricevimento presso il destinatario.

Il fascicolo di spedizione deve contenere codice del ricambio, revisione, quantità, dimensioni dei colli, peso, momento in cui la merce sarà pronta e referente autorizzato alla ricezione. Verificate i documenti con le parti interessate; la decisione di trasporto non deve basarsi su una descrizione incompleta del prodotto.

Mettete alla prova il piano con i dati della vostra azienda

L’analisi del commercio per caratteristiche delle imprese di Eurostat collega i registri delle imprese ai dati commerciali, ma presenta soltanto risultati aggregati. Non ricavate quindi da questi dati i tempi di preparazione di uno specifico fornitore o la disponibilità di un determinato ricambio.

Verificate invece il vostro piano con simulazioni a tavolino: se il fornitore non è pronto, se si perde una coincidenza o se il destinatario è chiuso, chi farà cosa? Dopo ogni evento, confrontate il momento previsto della consegna utile con quello effettivo. L’obiettivo non è ricorrere continuamente al trasporto urgente, ma individuare tempestivamente il ricambio critico, rendere visibile l’incertezza e agire, quando necessario, con un’alternativa attuabile. La responsabilità delle valutazioni formulate sulla base delle fonti è di Avemes; Eurostat non è responsabile di queste interpretazioni.

Fonti

Analisi e traduzioni: redazione Avemes. Le istituzioni citate non sono responsabili di questa analisi o delle sue traduzioni.

• International trade in goods by type of good — Eurostat; n.d.; 2017-2025. CC BY 4.0
• International trade in goods by enterprise characteristics — Eurostat; n.d.; 2024. CC BY 4.0
• Copyright notice and free re-use of data — Eurostat; n.d.; n/a. CC BY 4.0